Lors de la construction budgétaire de l'année (en général vers le mois de septembre ou octobre de l’année N-1), on décide d’affecter des dépenses futures programmées en OPEX ou en CAPEX. On distingue ces deux budgets et l’affectation se décide lors de l’engagement des dépenses. La description et l’argumentation du motif de la dépense permet de la qualifier. Elle sera au final examinée par les commissaires aux comptes avec lesquels des règles seront établies. Dans ce cadre, il est important de garder la même règle pour qualifier un OPEX et un CAPEX tout au long de la vie de l'entreprise sous peine de devoir subir des pénalités voire dans un cas extrême, un redressement fiscal.

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Définition et exemples

OPEX

Les OPEX ou dépenses d'exploitation (de l'anglais operational expenditure) sont les charges courantes qui servent à exploiter un produit, une entreprise, ou un système. Il s'agit généralement des dépenses classiques pour le fonctionnement d'une entreprise, comme les salaires, les fournitures de bureau, ...

CAPEX

Les CAPEX ou dépenses d'investissement (de l'anglais capital expenditure) se réfèrent aux immobilisations, c'est-à-dire aux dépenses qui ont une valeur positive sur le long terme grâce à leur amortissement comptable. Il s'agit en général de machines ou de gros outillages qui vont permettre à une entreprise de produire, mais pas seulement, puisqu'il peut aussi s'agir de bâtiments ou de petit outillage.

Exemples

Par exemple, l'achat d'un photocopieur est le CAPEX (non consommable), et le coût annuel de papier et de cartouches consommées est l'OPEX. Idem pour l'achat d'une machine dont l'investissement important nécessite un amortissement sur plusieurs années : cependant les matières premières qu'elle utilisera pour son fonctionnement seront des "consommables" qualifiés en OPEX, ainsi que l'eau , l'électricité, le gaz, etc ... dont elle aura éventuellement besoin pour son fonctionnement normal.

Prenez également comme exemple une machine à café. La machine en elle-même représente le CAPEX et les capsules de café (ou les grains et les filtres) représentent les OPEX

Pour de plus grands organismes comme les entreprises, l'OPEX peut également inclure le coût des employés et des dépenses de service telles que le loyer et l'eau, le gaz, l'électricité, etc.

OPEX contrôlables et non-contrôlables

Parmi les OPEX, l'entreprise distingue les OPEX dits « contrôlables » des OPEX sur lesquels le responsable n'a aucun contrôle. Les OPEX contrôlables correspondent aux «Recurring Costs of business (RC)» (les coûts récurrents d'exploitation) et incluent par exemple : les charges salariales, les coûts des matériaux et des sous-traitants, les dépenses d'études, les coûts de calcul, les frais de communication, les frais d'assurance, l'amortissement des CAPEX, ainsi qu'une allocation des frais généraux.

Comment choisir entre Capex et Opex ?

La plupart des entreprises de moyenne et grande taille utilisent de plus en plus la distinction Capex (capital expenditure ou dépenses d’investissement) et Opex (operating expenditure ou dépenses de fonctionnement, d’exploitation). Parfois les choix sont délicats, notamment sur les actifs immatériels comme des logiciels (exemple: Microsoft Office) ou des licences informatiques (exemple: un progiciel de gestion intégré comme SAP).

Il s'agit d'un débat dont aucune solution n'est véritablement trouvée par les directions informatiques et financières avec notamment l’attention portée au SaaS (Software as a service) et par l’apparition du Cloud Computing, à propos des équipements informatiques. Par exemple : est-il plus économique d’acheter des serveurs et des équipements de stockage pour constituer son propre centre de données (dépense Capex) et qui confère une indépendance vis à vis de tiers ou de payer à l’utilisation un ensemble de services « cloud » d’hébergement, de stockage… (dépense Opex) mais qui crée une dépendance vis à vis de sociétés tierces ? On pense par exemple à Amazon cloud, société américaine, ce qui pourrait poser des problèmes pour des entreprises implantées en Europe ou en Asie, notamment pour la confidentialité des données en cas de demande du gouvernement américain de saisie de données.

Au niveau comptable et financier, le CAPEX sera visible dans le bilan alors que l'OPEX sera lui visible dans le compte de résultat et affectera l'EBIT (Earnings Before Interests and Taxes) mais pas l'EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) car l'amortissement n'est pas pris en compte dans ce dernier. Le choix se fait ainsi en fonction de la trésorerie de l'entreprise, de ses capacités de financement, de sa stratégie, de la conjoncture économique, mais aussi de ce qu'elle veut montrer à ses actionnaires.

Capex : faut-il l'acheter ou le louer ?

C’est une des questions clés qui se pose au moment d’un investissement structurel. Comment financer un équipement ? En général, si on compare le coût d'achat au coût d'une location sur 36 mois, la location est plus onéreuse. Mais si on intègre les dépenses induites ou indirectes liées à son utilisation (occupation d'une salle, électricité, climatisation, gestion de l'équipement, gestion de son renouvellement, maintenance,…), alors les résultats ne sont plus du tout les mêmes. Et il est parfois plus économique de louer, d’autant plus si le bien qui sera utilisé ne le sera pas à 100 %, et c’est ce qui est souvent le cas avec les nouvelles technologies…

Par ailleurs, dans une économie en crise, les entreprises auront plutôt tendance à se diriger vers l’opérationnel (Opex) car l’accès au financement devient beaucoup plus difficile. Cela permet également dans un cas extrême, d'arrêter le service rapidement. Dans une économie en croissance, ce sera le contraire et les entreprises auront tendance à plus se diriger vers le Capex et le financement plus facile.

La différenciation Capex/Opex est mise en avant par l’informatique, notamment avec le développement du web. En effet, l’activité Internet génère peu de frais en comparaison des dépenses de fonctionnement traditionnelles. L’orientation même du marché privilégie davantage les dépenses de fonctionnement plutôt que les dépenses d’investissement.

Le choix entre Opex et Capex se pose aussi dans l’industrie pour le financement des biens d’équipements. L’achat sur fonds propres ou le financement par crédit-bail d’un équipement est un Capex, alors que la location opérationnelle d’un équipement est un Opex. Cependant, lorsqu’un investissement n’est pas directement valorisant pour l’entreprise (exemple: investissement visant à faire des économies ou améliorer la production), il est plus judicieux de le louer et en faire ainsi un Opex, afin de préserver le Capex pour les investissements qui valorisent directement l’entreprise (exemple: Nouvelle machine, nouveaux points de vente, rachat d’un concurrent, investissement dans un bâtiment de production, etc).

Parallèle avec l'investissement immobilier

Pour un particulier, l'investissement immobilier s'apparente à une dépense en CAPEX. Néanmoins, il ne lui sera possible d'amortir le prix du bien qu'à la seule condition de déclarer son activité en Loueur en Meublé Non Professionnel (LMNP). L'amortissement d'un bien immobilier permet de minorer l'impact de la fiscalité. En effet, si les revenus locatifs sont d'un montant mensuel de 600€ et que l'amortissement mensuel (linéaire : prix du bien/30 ans/12 mois) est de 650€ alors vous ne payerez aucun impôt sur vos revenus locatif alors que vous aurez gagné 600€ par mois. L'amortissement agit en quelque sorte comme une "charge fictive" dans cet exemple.

Investir dans l'immobilier locatif en entreprise permet d'une part de ne pas affaiblir sa capacité d'endettement personnelle, mais d'autre part, de bénéficier de l'amortissement du bien. Dans ce cas là toutes les charges sont déductibles des revenus locatifs et les amortissements apparaîssent aussi comme une "charge fictive" (l'argent est sorti au moment du paiement mais on constate la charge mensuellement dans le compte de résultat. Il apparaît en immobilisation (CAPEX) dans le bilan et en charge dans le compte de résultats.

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